Circolare Regione Emilia-Romagna 17 dicembre 2010, n. 313638

Regione Emilia Romagna

Circolare 17 dicembre 2010, n. 313638

Oggetto: Indicazioni per l'applicazione nelle Aziende sanitarie del Dm 17 dicembre 2009 - "Istituzione di Sistri, sistema di tracciabilità dei rifiuti" e s.m.i.

Servizio sanità pubblica

Direzione generale sanità e politiche sociali

Servizio strutture sanitarie e socio-sanitarie

 

 

Ai Direttori Generali delle Aziende sanitarie dell'Emilia-Romagna

Al Ministero dell'ambiente e della tutela del territorio e del mare

Al Ministero della salute

All'Albo nazionale dei gestori ambientali

All'lstituto superiore per la protezione e la ricerca ambientale

All'lstituto superiore di sanità

Alla Commissione salute delle Regioni e delle Province Autonome

Al Comandante del Nucleo operativo ecologico Carabinieri di Bologna

Al Direttore tecnico di Arpa Emilia-Romagna

Ai Responsabili dei Servizi ambiente delle Province dell'Emilia-Romagna

Al Responsabile del Servizio rifiuti e bonifica siti della Regione Emilia-Romagna

Ai Referenti per la gestione ambientale delle Aziende sanitarie dell'Emilia-Romagna

 

 

 

La Regione Emilia-Romagna dal 2002 ha attivato un Gruppo di coordinamento permanente con le Aziende sanitarie dell'Emilia-Romagna (di seguito, per brevità, "le Aziende") per approfondire il tema della gestione dei rifiuti sanitari che, nel corso del 2010, ha analizzato il tema dell'applicazione del Dm in oggetto nelle Aziende e ne ha valutato l'impatto in termini di ricadute organizzative ed economiche sul sistema sanitario regionale.

Le prime considerazioni emerse da tale approfondimento e i relativi interrogativi sono stati inviati al Ministero dell'ambiente e della tutela del territorio e del mare con la lettera Pg/2010/47867 del 23/02/2010, a cui si attende ancora risposta.

L'assenza di riscontri da parte del suddetto Ministero e la pubblicazione di successive modifiche al Dm in oggetto, hanno suggerito l'attivazione di un confronto con i principali Enti di controllo (Carabinieri per la Tutela dell'ambiente, Arpa, Province), per concordare le principali modalità applicative del Dm in oggetto alle Aziende, con particolare riferimento alle Aziende Usl. Le indicazioni scaturite da tale attività sono confluite nelle istruzioni contenute in allegato alla presente nota.

Nelle more di un pronunciamento del Governo sull'applicazione del Dm in oggetto alla peculiare realtà delle Aziende sanitarie, visto l'approssimarsi dei termini entro i quali terminerà la fase di sperimentazione del sistema Sistri, si invitano le Aziende a dare applicazione alle istruzioni contenute nell'allegato alla presente nota, predisposta in collaborazione con i referenti per la gestione ambientale indicati dalle Aziende e condivisa con i medesimi.

Si invitano le Aziende a trasmettere la presente nota alle imprese che forniscono loro i servizi di trasporto e smaltimento dei rifiuti speciali sanitari per concordare l'applicazione delle parti di reciproco interesse.

Si allega "Indicazioni per l'applicazione nelle Aziende sanitarie del Dm 17 dicembre 2009 — 'Istituzione di Sistri, sistema di tracciabilita dei rifiuti' e s.m.i".

Allegato

Indicazioni per l'applicazione nelle Aziende sanitarie del Dm 17 dicembre 2009 — "Istituzione di Sistri, sistema di tracciabilita dei rifiuti" e s.m.i.

Premessa

Le indicazioni contenute nel presente documento hanno lo scopo di definire le modalità di applicazione del Sistri nell'ambito delle Aziende sanitarie dell'Emilia-Romagna (di seguito indicate, per brevità, come "Aziende"), allo scopo di garantire la massima tutela dell'ambiente, compatibilmente con l'organizzazione del Sistema sanitario regionale e con la mancanza di finanziamenti per l'applicazione del Sistri negli Enti pubblici.

II presente documento esamina schematicamente le principali criticità per le quali si ritiene utile fornire indicazioni alle Aziende, sotto forma di quesiti, relativi alla "fase di iscrizione al Sistri" e alla "fase operativa".

Si premette che sono pervenute alla Regione Emilia-Romagna segnalazioni di difficoltà da parte delle Aziende ad accedere al Sistri e ad utilizzarlo, per la funzionalità del sistema a dei dispositivi Usb e in quanto non e completa la catena produttore-trasportatoresmaltitore/recuperatore, pertanto, nel periodo di sperimentazione del Sistri previsto dal Dm 28/09/2010, potranno emergere ulteriori criticità in base alle quali integrare le presenti indicazioni.

È importante che le Aziende definiscano il sistema di registrazione di tali difficoltà e di comunicazione (per mail, fax, ecc.) interne e con il Ministero dell'ambiente e della tutela del territorio e del mare-Sistri da adottare nel caso di parziale o totale malfunzionamento del sistema Sistri o di non funzionamento del dispositivo Usb, al fine di garantire l'Azienda stessa e l'operatore "Delegato Sistri" sulla corretta ottemperanza alla normativa.

1 Fase di iscrizione al Sistri

1.1 Quali sedi devono essere iscritte?

Le Unità locali coincidono con le strutture sanitarie di riferimento individuate dall'Azienda ai sensi del comma 3 dell'articolo 4 del Dpr 254/2003.

Questa scelta è motivata dalla necessità di disporre presso le Unità locali di almeno una Unità di personale stabilmente presente, da individuare e formare come Delegato Sistri. Le Aziende che hanno iscritto tutte le sedi aziendali sono invitate a rettificare l'iscrizione escludendo le sedi minori (indicate dal Dpr 254/2003 come "ambulatori decentrati"), quali, ad esempio, le guardie mediche stagionali, in cui non sono in grado di garantire la presenza di Delegati.

Nelle strutture ospedaliere maggiori, da cui i rifiuti vengono allontanati quotidianamente, può non essere garantita la presenza costante di un Delegato Sistri, in quanto a ciascun dispositivo Usb possono essere associati solo tre Delegati; si segnala altresì l'estrema macchinosità della procedura da attivare in caso di modifiche dei nominativi dei Delegati Sistri, quindi è opportuno limitare il più possibile le variazioni.

1.2 È piu opportuno iscrivere l'Azienda per i soli rifiuti speciali pericolosi o anche per i non pericolosi?

Da un punto di vista operativo, è meglio semplificare ed unificare la gestione di tutti i rifiuti, iscrivendo anche la produzione di rifiuti non pericolosi; tale unificazione potrà essere effettuata dopo un'adeguata fase di sperimentazione del sistema per i rifiuti pericolosi. In questo modo tutti i rifiuti speciali saranno registrati utilizzando il Sistri, mentre per i rifiuti urbani non saranno effettuate registrazioni. Si precisa che il Dm 28/09/2010 prevede un periodo di sperimentazione del Sistri che si concluderà il 31/1212010 in cui i rifiuti dovranno essere registrati sia su documenti cartacei (Fir, registro), sia in forma elettronica (Sistri). La fine della coesistenza della doppia modalità di registrazione è disciplinata dal Dlgs 205/2010.

1.3 Come individuare i Delegati Sistri?

I Delegati sono più propriamente degli addetti alla registrazione delle quantità di rifiuti prodotti, quindi e più indicato (benché non esclusivo) individuarli fra il personale amministrativo o con competenze amministrative.

Indipendentemente dalla scelta dei Delegati, la Direzione aziendale ha l'obbligo di definire con propri atti formali la struttura della delega di responsabilità per la gestione dei rifiuti, come stabilito dalla Dgr 115512009 "Approvazione delle 'Linee guido per la gestione dei rifiuti e degli scarichi idrici nelle Aziende sanitorie dell'Emilia-Romogna", e di definire le procedure per l'applicazione del Sistri, in cui individuare i Delegati Sistri e il personale incaricato delle altre registrazioni (Fir, registro, Mud) in ciascuna sede. Inoltre è utile che la procedura prenda in esame almeno i seguenti aspetti:

— quali sono i casi in cui si effettua il conferimento dei rifiuti da parte di personale dell'Azienda (es. prestazioni domiciliari, ambulatori decentrati) e come si organizza tale conferimento;

— come viene effettuata la stima o la misura della "quantità effettiva" dei rifiuti prodotti (per maggiore dettaglio, si veda il successive punto 2.4);

— come viene comunicata tale stima al Delegato Sistri e con quale documento di registrazione;

— con quale anticipo tale stima deve essere trasmessa al trasportatore (almeno 4 ore di anticipo rispetto al ritiro, da definire in accordo con il trasportatore);

— come viene effettuata la verifica di tale stima (es. pesatura alla partenza, verifica a destino);

1.4 Vi sono altre azioni in preparazione del Sistri?

L'Azienda ha il compito di informare, formare, addestrare ed equipaggiare con Pc e stampante i Delegati Sistri individuati presso ogni Unità locale, nonché di prendere accordi con le ditte appaltatrici del servizio di trasporto e smaltimento/recupero dei rifiuti per concordare la fase operativa (in particolare i tempi della registrazione ed il peso da indicare).

1.5 Si possono ottenere piu dispositivi Usb per una stessa Unità locale?

Tale possibilità esiste, a condizione di distinguere le registrazioni relative a ciascuna Unità operativa produttrice di rifiuti. Tale soluzione è applicabile per il controllo dei rifiuti prodotti dalla singola "divisione ospedaliera", ma sconsigliabile, in quanto risulta complicata da gestire per ospedali che hanno un unico deposito temporaneo per i rifiuti provenienti dall'intera struttura.

1.6 Come si articolano le responsabilità dei Delegati Sistri?

Come specificato dal Dm 15/02/2010, che ha modificato il Dm 17/12/2009, le responsabilità dei Delegati sono riferite "all'utilizzo e alla custodia del dispositivo Usb", ossia ai compiti di comunicazione delle quantità e delle caratteristiche qualitative dei rifiuti oggetto dell'attività svolta presso l'Unità locale attraverso il Sistri. Tali responsabilità personali si possono così riassumere:

— rispetto della procedura prevista dal Dm17/12/2009 e dalle procedure aziendali;

— custodia del dispositivo Usb e conservazione della riservatezza sulle credenziali di accesso;

— correttezza dei dati inseriti rispetto alle informazioni ricevute.

Restano invariate le responsabilità della Direzione aziendale, che, in merito alla scelta dei Delegati, deve verificare che essi:

— siano competenti in materia di registrazione dei rifiuti;

— siano capaci di utilizzare l'hardware e il relative software;

— abbiano a disposizione gli strumenti, le attrezzature e il tempo necessari per svolgere il proprio compito;

— abbiano accettato tale delega/incarico;

— non abbiano comunicato al delegante eventuali impedimenti alla corretta conduzione delle proprie attività;

— non siano "assoggettati" al delegante per lo svolgimento delle proprie mansioni, ma soltanto al dettato normativo.

2. Fase operativa

2.1 Quali sono i casi in cui i rifiuti sono conferiti dal personale delle Aziende alle "Unità locali" (strutture sanitarie di riferimento)?

In alcuni casi il conferimento dei rifiuti alle strutture di riferimento è svolto dal personale dell'Azienda, come previsto per gli "ambulatori decentrati" dall'articolo 4, commi 2 e 3 del Dpr 254/2003,

Tale situazione si verifica, ad esempio:

— per le prestazioni effettuate al di fuori di strutture sanitarie, quali l'assistenza domiciliare, le vaccinazioni o le prestazioni effettuate da mezzi mobili o in locali non di pertinenza dell'Azienda;

— per le prestazioni effettuate in locali in cui si svolge attivita saltuaria o stagionale, oppure caratterizzate da un elevato turnover di personale (es. guardie mediche estive);

— negli altri casi in cui non è garantita la presenza nel luogo di produzione di personale addestrato alla compilazione del Fir e del Sistri.

Si ritiene che tale conferimento rientri fra le esenzioni dall'Adr, come indicato nella già citata Dgr 1155/2009, par. 6.18.1, in quanto effettuata a completamento di un'attività principale di tipo sanitario, restando necessario che il personale sanitario imballi correttamente i rifiuti (cioé prepari i colli per il trasporto) e che il personale tecnico, ausiliario o sanitario incaricato del conferimento sia opportunamente addestrato ed equipaggiato, in particolare in relazione al trasporto delle merci pericolose e alla fuoriuscita accidentale dei rifiuti dai contenitori. Spetta a ciascuna Azienda definire le opportune azioni di informazione, formazione e addestramento del personale coinvolto nelle attività di cui al presente punto 2.1.

2.2 Come allontanare i rifiuti dagli ambulatori decentrati (trasporto o conferimento)?

Come affermato nel precedente punto 2,1, gli ambulatori decentrati, così come i cantieri temporanei di cui all'articolo 6, comma 6 del Dm 13/12/2009, sono caratterizzati dalla indisponibilità delle attrezzature e del personale in grado di garantire l'operativita del Sistri: in tale situazione, in alternativa a come ilIustrato al precedente punto 2.1, si opera in analogia a quanto previsto dallo stesso articolo 6, comma 6 del Dm 13/1212009 e come dettagliato nei manuali reperibili sul sito Sistri, ossia:

— compilazione della scheda movimentazione presso la struttura sanitaria di riferimento ("Unità locale") da parte del Delegato Sistri dell'Azienda (almeno 4 ore prima del trasporto, tempi da definire con il trasportatore);

— stampa di due copie della scheda Sistri da parte del Delegato dell'impresa di trasporto, con l'indicazione della sede in cui effettuare il ritiro ed, eventualmente, del percorso previsto;

— ritiro dei rifiuti, pesatura (se prevista nel contratto di fornitura), compilazione e firma delle due copie della scheda Sistri (una per l'autista e una per la persona incaricata dall'Azienda);

— trasporto dei rifiuti all'impianto di smaltimento/recupero e verifica del peso a destino;

— entro 2 giorni lavorativi, consegna delle schede ai Delegati Sistri dell'Azienda e del trasportatore e inserimento dei dati nel sistema, area registro cronologico;

— conservazione della scheda Sistri per la verifica di congruità fra peso misurato alla partenza e peso verificato a destino.

Questa soluzione appare percorribile in tutte le Aziende dell'Emilia-Romagna, comporta minori aggravi per le Aziende rispetto ad un conferimento dagli ambulatori decentrati effettuato dal personale dell'Azienda Usl, consente un maggiore controllo sulla correttezza della compilazione e un migliore controllo sui percorsi degli automezzi, è compatibile con la tracciabilità dei mezzi effettuata con la "black box".

Spetta all'Azienda individuare gli ambulatori decentrati a cui si applica la presente soluzione e quelli a cui si applica il conferimento di cui al punto 2.1.

Spetta, inoltre, all'Azienda accordarsi con il trasportatore per definire i dettagli applicativi del presente punto 2.2.

2.3 Quali documenti devono accompagnare i rifiuti conferiti alle strutture sanitarie di riferimento dal personate dell'Azienda?

Secondo quanto previsto dall'articolo 8, comma 2 del Dm 15/02/2010, il personale dell'Azienda che conferisce i rifiuti all'Unità locale di riferimento porta con sé una scheda Sistri "Area movimentazione", stampata in bianco e compilata a mano, di volta in volta, in funzione dei rifiuti caricati sui mezzo. Se ne deduce che, una volta giunto presso la struttura sanitaria di riferimento, l'operatore consegni le schede così compilate al Delegato per l'inserimento del carico nel Sistri, "Area registro cronologico": le procedure di gestione dei rifiuti nelle Aziende devono essere adeguate in tal senso.

2.4 Come determinare la "quantità effettiva" dei rifiuti?

II Dm 17/12/2009 e s.m.i. non prevede esplicitamente l"obbligo di pesare i rifiuti prima di inserirne la quantità nella "Area registro cronologico" o nella "Area movimentazione" del Sistri, rna prevede di registrare e richiedere il ritiro con 4 ore di anticipo rispetto all"inizio del trasporto, quindi, in pratica, il giorno precedente lo stesso, per consentire al trasportatore di organizzare il ritiro.

Per questo motivo, per la richiesta di ritiro, si ritiene opportuno inserire una stima del peso del rifiuto e del numero di colli, indicando una quantità fissa, definita dal responsabile per la gestione dei rifiuti sulla base della produzione dei mesi precedenti.

Nelle Aziende in cui è disponibile un sistema di pesatura si procede quindi secondo l"indicazione della citata Dgr 1155/2009, con la pesatura immediatamente prima della partenza ed il rilascio di una registrazione scritta della misura effettuata (da allegare alla prima copia del formulario o alla scheda Sistri — area movimentazione, ovvero da inserire nello spazio per le annotazioni) e da utilizzare per controllare che il peso verificato a destino corrisponda con quanto riscontrato alla partenza.

Alla partenza del mezzo, il Delegato Sistri dell'Azienda deve registrare la quantità di rifiuti misurata, come consentito dal sistema, inserendo tipologia e numero effettivo dei colli, nonché il peso del rifiuto al lordo dell'imballaggio (per imballaggi monouso), ovvero al netto della stesso (imballaggi riutilizzabili). Nel secondo caso, è consigliabile specificare nelle note peso lordo, tara e peso netto, in modo da facilitare i controlli.

Non è chiaro come risolvere gli inevitabili scostamenti fra peso alla partenza e peso verificato a destino, quindi si ritiene utile misurarli entrambi e tenere traccia di tali misure: nel caso in cui gli scostamenti siano significativi (indicativamente, > 5%, si suggerisce di attivare un'analisi dell'accaduto che coinvolga l'Azienda, il trasportatore e lo smaltitore/recuperatore e di concordare le azioni necessarie a ridurre al minimo tali scostamenti.

Il peso dei rifiuti sarà inserito nell'Area registro cronologico quando il Delegato Sistri avrà a disposizione la misura accurata della quantità.