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Direttiva Min Pubblica amministrazione 22 dicembre 2011, n. 14/2011

Indicazioni sull'applicazione delle nuove norme in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive

Ministero per la pubblica amministrazione

Direttiva 22 dicembre 2011, n. 14/2011

Adempimenti urgenti per l'applicazione delle nuove disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive di cui all'articolo 15, della legge 12 novembre 2011, n. 183

1. Il 1° gennaio 2012 entrano in vigore le modifiche, introdotte con l'articolo 15, comma 1, della legge 12 novembre 2011, n. 183, recante "Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello stato (legge di stabilita 2012)", alla disciplina dei certificati e delle dichiarazioni sostitutive contenuta nel "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa" di cui al decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445. Le disposizioni in parola sono dirette a consentire una completa "decertificazione" nei rapporti fra Pa e privati, in specie l'acquisizione diretta dei dati presso le amministrazioni certificanti da parte delle amministrazioni procedenti e, in alternativa, la produzione da parte degli interessati solo di dichiarazioni sostitutive di certificazione o dell'atto di notorietà.

Le nuove previsioni operano nel solco tracciato dal citato decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000, in forza del quale le pubbliche amministrazioni non possono richiedere atti o certificati contenenti informazioni già in possesso della Pa.

Tali disposizioni devono essere osservate dalle pubbliche amministrazioni e dai gestori di pubblici servizi nei rapporti fra loro e in quelli con l'utenza ai sensi dell'articolo 2 del citato decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000.

Di seguito le principali novità introdotte con la nuova normativa:

a) le certificazioni rilasciate dalle Pa in ordine a stati, qualità personali e fatti sona valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati; nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione e i gestori di pubblici servizi, i certificati sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive di certificazione o dall'atto di notorietà. Conseguentemente, a far data dal 1° gennaio 2012, le amministrazioni e i gestori non possono più accettarli né richiederli, tanto più in quanto tali comportamenti integrano, per espressa previsione, violazione dei doveri d'ufficio ai sensi della nuova formulazione dell'articolo 74, comma 2, lettera a), del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000;

b) sui certificati deve essere apposta, a pena di nullità, la dicitura: "il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi"; le amministrazioni e i gestori devono conseguentemente adottare le misure organizzative necessarie per evitare che, dal 1° gennaio 2012, siano prodotte certificazioni nulle per l'assenza della predetta dicitura. Inoltre, il rilascio di certificati che ne siano privi costituisce violazione dei doveri d'ufficio a carico del responsabile, per espressa previsione della lettera c-bis del comma 2 dell'articolo 74, del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000, introdotta dal citato articolo 15 della legge n. 183 del 2011;

c) le amministrazioni certificanti sono tenute ad individuare un ufficio responsabile per tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l'accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti; tale adempimento risulta indispensabile, anche per consentire "idonei controlli, anche a campione", delle dichiarazioni sostitutive, a norma dell'articolo 71 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000. L'ufficio in questione e altresì responsabile della predisposizione delle convenzioni per l'accesso ai dati di cui all'articolo 58 del Codice dell'amministrazione digitale, approvato con decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82;

d) le amministrazioni certificanti, per il tramite dell'ufficio responsabile di cui alla precedente lettera c), devono individuare e rendere note, attraverso la pubblicazione sul proprio sito istituzionale, le misure organizzative adottate per l'efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d'ufficio dei dati e per l'effettuazione dei controlli medesimi, nonché le modalità per la loro esecuzione;

e) la mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d'ufficio ed è presa in considerazione ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale dei responsabili dell'omissione.

2.Il nuovo quadro normativo appena delineato impone di operare per assicurare le certezze pubbliche attraverso l'acquisizione d'ufficio dei dati o dei documenti e gli "idonei controlli, anche a campione," di cui agli articoli 71 e 72 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000 (come modificato dall'articolo 15 della legge n. 183 del 2011), sulla veridicità delle dichiarazioni sostitutive.

A tal fine, l'articolo 43, comma 5, del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000, già prevede, invero, che "In tutti i casi in cui l'amministrazione procedente acquisisce direttamente informazioni relative a stati, qualità personali e fatti presso l'amministrazione competente ... le suddette informazioni sono acquisite, senza oneri, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza".

Inoltre, l'articolo 58, comma 2, del decreto legislativo n. 82 del 2005 prevede che "... al fine di agevolare l'acquisizione d'ufficio ed il controllo sulle dichiarazioni sostitutive riguardanti informazioni e dati relativi a stati, qualità personali e fatti di cui agli articoli 46 e 47 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, le amministrazioni titolari di banche dati accessibili per via telematica predispongono, sulla base delle linee guida redatte da DigitPA, sentito il Garante per la protezione dei dati personali, apposite convenzioni aperte all'adesione di tutte le amministrazioni interessate volte a disciplinare le modalità di accesso ai dati da parte delle stesse amministrazioni procedenti, senza oneri a loro carico. Le convenzioni valgono anche quale autorizzazione ai sensi dell'articolo 43, comma 2, del citato decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000.".

Le citate linee guida sono state adottate sin dal 22 aprile 2011 e sono consultabili sui sito istituzionale di DigitPa (www.digitpa.gov.it).

Nelle more della predisposizione e della sottoscrizione delle convenzioni previste dall'articolo 58, del decreto legislativo n. 82 del 2005, le amministrazioni titolari di banche dati accessibili per via telematica devono comunque rispondere alle richieste di informazioni ai sensi del citato articolo 43, del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000.

Per quanto non espressamente richiamato nella presente direttiva continuano ad applicarsi le vigenti disposizioni che regolano la materia, tra cui quelle del decreto del Presidente della Repubblica n. 445 del 2000, come da ultimo modificate dall'articolo 15 della legge n. 183 del 2011, e quelle del decreto legislativo n. 82 del 2005.

Il Dipartimento della funzione pubblica provvederà, anche tramite il proprio Ispettorato, a monitorare l'attuazione e a seguire gli sviluppi applicativi delle disposizioni sopra citate.

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